Lähetä kuva: Lentävät kirjekuoret | © Gerd Altmann Pixabayssa
Jo 1990-luvun puolivälissä useimmilla länsimaailman aikuisilla oli luultavasti oma sähköpostitili, jota alkuperäiset kehittäjät eivät koskaan halunneet. Nykyään käyttäjät saavat nämä tilit enimmäkseen työnantajaltaan tai puhelinyhtiöltään, jotkut, varsinkin nuoremmat ihmiset, käyttävät vain Internet-pohjaisia tarjouksia, ja ennen kuin huomaatkaan, sinulla on enemmän omia sähköpostitilejäsi kuin mitä pystyt käyttämään. järkevästi.
Etenkin Internet-taitajat käyttivät nopeasti myös omia verkkotunnuksiaan ja siten omia sähköpostitilejään ja rikastivat näin sähköpostimaailmaa valtavasti. On myös palveluita, jotka tarjoavat käyttäjille tilapäisiä sähköpostiosoitteita mihin tahansa tilanteeseen.
Mutta siitä ei tässä artikkelissa ole ollenkaan kyse, vaan siitä, kuinka sähköpostia käytettiin väärin alusta alkaen käyttämällä sähköpostitilejä ja ohjelmia yhä enemmän sähköpostin hallintaan ja arkistointiin, mikä johtaa nykyään jopa siihen, että jotkut palveluntarjoajat tarjoavat ylimääräisiä palvelut, kuten automaattinen ja väitetysti "laillisesti" oikea "ikuinen" kaikkien vastaanotettujen ja lähetettyjen sähköpostien tallentaminen - mikä johtaa yksinomaan valtavaan resurssien ja energian tuhlaukseen.
Samalla on muistettava, mitä vastaanotettujen kirjeiden, sähkeiden tai faksien kanssa tehtiin – ja tekee ehkä vieläkin. Hyvin harvat meistä ovat kehittäneet tätä varten arkistointijärjestelmän ja ylläpitäneet sitä vuosia. Useimmiten rakkauskirjeet katosivat laatikoihin niputettuina ja saivat perilliset hymyilemään vuosikymmeniä myöhemmin. Jotkut näistä kerätyistä kirjeistä päätyivät jopa kirjallisiin arkistoihin, kuten Marbach am Neckarissa olevaan arkistoon.
Joten miksi haluat tai sinun pitäisi tallentaa kaikki lähettämäsi tai vastaanottamasi sähköpostit – jotkut jopa tallentaa lähettämättömät luonnokset – postilaatikkoosi tänään ja tallentaa ne ikuisesti? Normaalille postilaatikolle varattu 2 gigatavua tallennustilaa riittää jo tuskin, ja nyt varataan tallennustilaa, joka on reilusti ylittänyt kaikki ajateltavissa olevat mittasuhteet. Syynä tähän voi olla se, että monet käyttävät sähköpostiohjelmiaan munivina villamaitoporsoina, eivätkä he epäröi tallentaa ja välittää eteenpäin hyvin henkilökohtaisia tietojaan tai muita salaisuuksiaan ja omia ideoitaan, liikesalaisuuksista puhumattakaan. .
Olisi niin helppoa tarkistaa lähetettyjen ja vastaanotettujen sähköpostien relevanssi ja tarvittaessa erillisenä tiedostona yhdessä muistiinpanolaatikko tai muuhun sopivaan säilytyspaikkaan. Ja jos sitten uskaltaa poistaa turhat sähköpostit heti, voi hyvinkin käydä niin, että oma työ voidaan tehdä paljon rennommin ja ennen kaikkea paremmin organisoidusti. Olen vakaasti vakuuttunut siitä, että asianmukaisella henkilötietojen hallinnalla oma työ voidaan tehdä paljon tehokkaammin ja lopulta tehokkaammin. Tämä pieni temppu säästää myös jommankumman konsultin ja lukemattomien johtamiskirjojen tai verkkokurssien ostamisen.
"Aiot kirjoittaa paljon. Tee se hyvin. Puhelut ja hangoutit eivät skaalaudu. Kasvokkain käyminen on kallista hajaryhmille ja siksi harvinaista. Reaaliaikaiset työkalut, kuten IRC ja Slack, haittaavat ihmisiä vähemmistöjen aikavyöhykkeillä. Ja niinpä verkkoyhteisössä tärkein tapasi kommunikoida on todennäköisesti sähköposti. Mikä tarkoittaa, että sinun täytyy olla hyvä siinä. Käytä aikaa kirjoittaaksesi huolellisesti, täydellisesti ja tarkasti. Ja koska teksti tulee tekemään niin suuren osan kommunikatiivisesta raskastasi, harkitse tunteiden signaalien lähettämistä hieman selkeämmin kuin muuten. ("Olen iloinen...", "se on surullista...", "Olen kiitollinen.")."
Sue Gardner, Pieni opas työskentelyyn verkkoyhteisöjen kanssa (21. maaliskuuta 2016)
